Dit ga je doen
Als management assistent ben je de rechterhand van onze manager, het eerste aanspreekpunt en vraagbaak bent binnen ons team van maatschappelijke professionals én voor onze opdrachtgevers! Ook sta je soms onze vrijwillige Buddy’s en onze cliënten te woord als zij vragen hebben. Je werkt samen met de directie assistente en andere management assistenten van MEE daar waar het werk overlapt.
Het is belangrijk dat je een goed overzicht kunt behouden in hectische situaties en prioriteiten kunt stellen. Dit vraagt om een flexibele instelling. Je structureert en coördineert informatie en pakt zaken proactief en zelfstandig op. Je ondersteunt de manager en collega’s en zorgt dat alles administratief goed loopt.
Je belangrijkste taken zijn:
- Je coördineert en bewaakt dagelijkse werkzaamheden en bent vraagbaak voor collega’s.
- Je pakt voorkomende werkzaamheden op het secretariaat op samen met de administratief medewerker, zoals voorbereiden van vergaderingen, correspondentie, postverzending en het verzorgen van attenties voor vrijwilligers.
- Je organiseert en coördineert evenementen voor vrijwilligers.
- Je zorgt voor afhandeling van facturen en uitbetaling van de vrijwilligersvergoedingen.
- Je zorgt voor de administratieve afhandeling van onze subsidieaanvragen en – verantwoordingen.
- Je zorgt voor administratieve ondersteuning van de manager, o.a. door het organiseren van overleggen en maken van verslagen.
- Coördineren van de urenregistratie van de teamleden en bijhouden van personele mutaties.
Zo maak jij het verschil
Jij kunt het verschil maken in deze rol omdat je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en een klantgerichte houding. Je onderscheidt je van anderen door je vermogen om snel te schakelen en goed te prioriteren, zelfs in drukke situaties. Je bent leergierig, werkt zelfstandig en hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waardoor je effectief kunt communiceren binnen het team en met externe partijen. Je bent enthousiast, flexibel en voelt je goed in teamverband, waar je bijdraagt aan een positieve werkcultuur. Dankzij je ervaring met het ondersteunen van het management en het werken met vrijwilligers ben je in staat om zowel strategisch als praktisch bij te dragen aan de organisatie.
5 redenen waarom dit iets is voor jou
- Je hebt een MBO-4 diploma in de secretariële of administratieve richting en relevante werkervaring.
- Je werkt graag in een dynamische maatschappelijke organisatie en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.
- Je hebt ervaring met registratiesystemen, online tools om gezamenlijk in documenten te werken en goede kennis van MS Office waaronder Excel en Outlook.
- Je vindt het leuk om naast administratief werk ook betrokken te zijn bij het organiseren van vrijwilligersbijeenkomsten en evenementen.
- Je bent een verbindende en inspirerende kracht en neemt proactief positie in.
